THIẾT KẾ VĂN PHÒNG: GIẢI PHÁP LÀM VIỆC TỪ XA GIỮA MÙA DỊCH

Với mục tiêu của hạn chế giao tiếp, tụ tập đông người giảm thiểu sự lây lan dịch bệnh, mọi người được yêu cầu Cách ly xã hội – Social Distancing. Social Distancing được hiểu theo nghĩa trực tiếp là hạn chế giao tiếp xã hội, theo đó, khuyến cáo mọi người ở nhà, hạn chế tiếp xúc với nhau trong đường kính 2 mét. Cách ly xã hội sẽ giúp giảm thiểu, làm chậm quá trình lây lan, từ đó kéo dãn đỉnh dịch (Flatten The Curve) giúp giảm áp lực cho bác sĩ, bệnh viện và cho các cơ sở y tế.

Trước diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn phương án làm việc từ xa – Remote working. Hiện tại để thực hành social distancing, nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng cho nhân viên làm việc từ xa để có thể theo kịp tiến độ công việc. Tuy nhiên, hình thức làm việc từ xa (remote working) còn khá mới mẻ này cũng đem lại nhiều thách thức cho các doanh nghiệp.

Office design in Coronavirus time

Thiếu tương tác khi làm việc

Thay vì tập trung làm việc tại văn phòng, làm việc từ xa phân tán nhân viên ở nhiều nơi. Sự thiếu sự tương tác trở thành vấn đề đáng quan ngại đối với cả nhân viên và quản lý. Trong khi quản lý lo lắng nhân viên làm việc chểnh mảng thiếu tập trung khi làm việc ở nhà, thì nhân viên lại cảm thấy không nhận được sự quan tâm, hỗ trợ cần thiết từ quản lý trực tiếp.

Không được cập nhật thông tin đầy đủ

Trong giai đoạn đầu khi làm việc từ xa, vấn đề thiếu thông tin thường xuyên diễn ra. Làm việc ở nhiều nơi khác nhau và không trao đổi trực tuyến khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc thu thập thông tin đầy đủ và toàn diện từ đồng nghiệp lẫn quản lý dẫn đến tốn thời gian và giảm hiệu suất làm việc. 

Không chỉ nằm ở việc cung cấp thông tin toàn diện liên quan đến công việc, làm việc từ xa còn làm giảm sự thấu cảm giữa đồng nghiệp. Việc không có đủ thông tin về những tình huống mà đồng nghiệp đang đối mặt dẫn đến thiếu thông cảm hoặc trợ giúp nhau trong công việc cũng được xem là một trong những bất lợi lớn của việc làm việc từ xa. 

Thiếu gắn kết với doanh nghiệp

Làm việc một mình dễ tạo ra cảm giác cô đơn, không được tương tác với đồng nghiệp. Trong ngắn hạn, nhân viên chỉ có cảm giác không được tương tác với đồng nghiệp, nhưng về lâu dài, nhân viên dần dần mất kết nối, gắn kết với công ty từ đó dẫn đến nguy cơ tiềm tàng rời bỏ doanh nghiệp. 

office design

Phân tán khi làm việc tại nhà

Không giống như công ty có thiết kế văn phòng riêng biệt khu vực làm việc và khu vực nghỉ ngơi, nhà riêng là nơi tập trung nhiều nhân tố gây phân tâm. Nhiều người không có khu vực làm việc tại nhà mà phải làm việc ở những góc vốn dành cho việc thư giãn như ghế salon, sô pha, hay giường dễ dẫn đến bị phân tán, thiếu hiệu suất. Với gia đình có con nhỏ sẽ càng dễ bị mất tập trung. Chính vì vậy lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp phải lường trước được điều kiện làm việc thiếu lý tưởng tại nhà này.

Chưa quen với việc làm việc từ xa

Việc chuyển từ làm việc tại nơi có thiết kế văn phòng đầy đủ tiện nghi sang làm việc tại nhà vốn là hình thức quá mới mẻ đối với nhiều người dẫn đến sự lúng túng ban đầu. Hầu hết các doanh nghiệp chưa chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống toàn bộ nhân viên làm việc từ xa. Đối với các doanh nghiệp, chỉ mới tiến tới thay đổi phong cách làm việc linh hoạt, nhưng để làm việc từ xa, đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn.

Tuy nhiên, để làm việc từ xa hiệu quả, vẫn có những giải pháp có thể áp dụng tức thì với mức độ thành công cao.

Lên kế hoạch làm việc từ xa (remote working) và làm việc tại nhà (work from home) chi tiết 

Để có thể đảm bảo hiệu quả cho việc làm việc từ xa (remote working), doanh nghiệp cần lên kế hoạch công việc đi kèm thời gian chi tiết để quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn. Đây sẽ là bản chỉ dẫn giúp nhân viên biết bắt đầu từ đâu cũng như theo dõi hiệu suất làm việc của mình. Ngoài ra, tùy vào đặc tính công việc và đặc thù ngành nghề kinh doanh, bộ phận quản lý còn cần sắp xếp thời gian biểu linh hoạt để những bộ phận cần thiết có thể gặp nhau tại văn phòng trong thời gian cách li xã hội.

Thực hiện training cho nhân viên về làm việc từ xa (remote working) và làm việc tại nhà (work from home) và tận dụng thiết kế văn phòng để tương tác và gắn kết hơn với đồng nghiệp & công ty.

Có kế hoạch training và thực tập làm việc từ xa (remote working) và làm việc tại nhà (work from home)

Trong những ngày có mặt tại văn phòng, nhân viên cần chủ động lên kế hoạch và liệt kê những thông tin cần thu thập từ khách hàng, đồng nghiệp để đảm bảo có được mọi tài liệu trước khi làm việc từ xa. Bên cạnh việc trao đổi thông tin và xử lý những công việc cần thiết cần được tận dụng hiệu quả nhất khi mọi người cùng có mặt tại văn phòng. Thiết kế văn phòng có nhiều khu vực bàn bạc, thảo luận nhóm nhỏ sẽ giúp những buổi trao đổi nhanh này được diễn ra tự nhiên và hiệu quả hơn.

thiết kế văn phòng trong mùa dịch corona tại Uniliver
Giảm số lượng chỗ ngồi trong các phòng họp của Unilever để đảm bảo giãn cách xã hội

Thiết kế văn phòng có không gian chung, phòng họp lớn có thể được tận dụng để tổ chức những buổi trao đổi hướng dẫn cách làm việc từ xa hiệu quả. Không gian nghỉ ngơi của văn phòng là nơi lý tưởng để chia sẻ, tâm sự cùng nhau trong những ca làm việc xoay liên tiếp là những hoạt động giúp nhân viên không cảm thấy cô đơn trong thời gian làm việc từ xa, từ đó đồng cảm, gắn kết với hơn với doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp có nhiều phòng ban chức năng, đông đảo nhân viên cũng như các quy trình quản lý hành chính phức tạp nên cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng về quy trình, quy định và công cụ để đảm bảo hiệu quả công việc khi tiến hành làm việc tại nhà. Lựa chọn thiết kế văn phòng có không gian mở, bố cục linh hoạt sẽ hỗ trợ nhân viên nhiều hơn hơn trong tình huống làm việc luân phiên tại nhà và văn phòng.