LÀM VIỆC LINH HOẠT (FLEXIBLE WORKING) – XU HƯỚNG TOÀN CẦU VÀ LỢI ÍCH

Thiết kế văn phòng linh hoạt chuẩn bị cho thế hệ nhân viên mới – Gen Z đang là xu hướng chính trên toàn cầu. Bài viết dựa trên báo cáo của IWG Global Workspace để phân tích xu hướng cũng như những tác động tích cực của làm việc linh hoạt và những ứng dụng thiết kế văn phòng phù hợp với xu hướng này cho các doanh nghiệp.

 62% các doanh nghiệp toàn cầu đang ứng dụng mô hình làm việc linh hoạt vào hoạt động vận hàng và quản lý nhân sự của công ty. Cũng theo thống kê từ khảo sát của IWG Global Workspace, yếu tố làm việc linh hoạt mang đến nhiều lợi ích như: 

  • 85% doanh nghiệp thừa nhận làm việc linh hoạt giúp tăng hiệu suất công việc. 
  • 77% doanh nghiệp báo cáo làm việc linh hoạt giúp họ thu hút và giữ chân nhân tài.

Một công việc linh hoạt được thể hiện qua ba khía cạnh: nơi làm việc, thời gian và khối lượng công việc. Việc được lựa chọn nơi làm việc phù hợp như thành phố, văn phòng hoặc những nơi khác ngoài văn phòng. Đi kèm với đó là thời gian làm việc chủ động hơn. Khác với kiểu làm việc truyền thống theo khung giờ cố định từ 9 giờ đến 5 giờ, làm việc linh hoạt thể hiện ở việc nhân viên chủ động trong thời gian làm việc ở văn phòng. Công việc linh hoạt cho phép nhân viên kiểm soát và quản lý khối lượng công việc của mình một cách độc lập. 

Thiết kế văn phòng Nestle phong cách linh hoạt
Văn phòng Nestle được thiết kế theo mô hình văn phòng linh hoạt – Tòa nhà Empress Tower

Sở hữu công việc linh hoạt và làm việc tại nơi có thiết kế văn phòng linh hoạt đóng vai trò chính trong việc giữ cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Nhân viên không phải đánh đổi lựa chọn công việc vì yếu tố nơi làm việc và nhà. 75% doanh nghiệp chia sẻ, chính sách làm việc linh hoạt nhằm tiết kiệm thời gian đồng thời giảm căng thẳng trong quá trình di chuyển từ nhà đến nơi làm việc. Mặc khác, thiết kế văn phòng linh hoạt cũng có thể bổ trợ để nhân viên cảm thấy thoải mái tại nơi làm việc. Trong khi đó, ⅘ các doanh nghiệp phản hồi chia sẻ, công việc linh hoạt làm tăng tính đa dạng trong nhân viên. Điều này được lý giải nhờ vào sự linh hoạt, nhân viên chủ động cân bằng công việc và gia đình, nhất là đối với nhân viên mới lập gia đình hoặc phụ nữ có con nhỏ. Nhân viên bán thời gian hay nhân viên đã về hưu vẫn có thể tham gia làm việc với hiệu suất cao nhờ vào công việc linh hoạt. 

Không gian làm việc chung tại Nestle
Góc không gian làm việc chung tại văn phòng Nestle – Tòa nhà Empress Tower
Bàn ghế được bố trí linh hoạt cho không gian làm việc
Không gian làm việc linh hoạt trong văn phòng Nestle – Tòa nhà Empress Tower

Nhằm mang đến công việc linh hoạt cho nhân viên, bên cạnh các chính sách về thời gian và quản lý công việc, thiết kế văn phòng làm việc linh hoạt là một trong những yếu tố quan trọng. 

Thiết kế nội thất văn phòng được yêu cầu phải linh hoạt theo đặc trưng của từng phòng ban. Theo đó, 65% doanh nghiệp chỉ ra, thiết kế văn phòng linh hoạt, phù hợp với đặc thù của từng phòng ban sẽ tăng năng suất làm việc. Ví dụ như phòng Marketing sẽ cần phòng họp lớn, nhiều ánh sáng để thảo luận, bộ phận quản lý dự án hoặc phòng kinh doanh thì cần có vách ngăn giữa khu vực làm việc để tạo không gian kín (Semi-secluded desk) , giảm âm để thực hiện cuộc gọi quan trọng. Điều này được chứng minh trong báo cáo khi 50% phản hồi cho biết phòng Marketing làm việc hiệu quả hơn trong không gian mở trong khi đó, 46% phản hồi cho biết phòng Kinh doanh có thiết kế tạo không gian riêng phù hợp với mục đích công việc hơn. 

Giải pháp thiết kế văn phòng linh hoạt là sử dụng không gian mở và tập trung vào khu vực bổ trợ. 

thiết kế phòng họp với vách và cửa hoàn toàn bằng kính
Văn phòng Frasers Law hạn chế chia tách không gian – Tòa nhà Empress Tower

Thiết kế văn phòng linh hoạt với đặc tính chung là hạn chế sự chia tách không gian và ngôn ngữ thiết kế trẻ trung sáng tạo như trần mở, sử dụng màu sắc và tập trung vào không gian bổ trợ như phòng ăn, khu vực nghỉ ngơi bên cạnh việc tận dụng ánh sáng mặt trời và bố trí nhiều mảng xanh xuyên suốt không gian văn phòng. Tăng cường nhiều khu vực làm việc chung và bàn làm việc linh hoạt bên cạnh phòng họp và chỗ ngồi cố định. Thiết kế văn phòng tập trung vào không gian bổ trợ như khu sinh hoạt chung, khu ăn trưa, khu giải trí, quầy bar giúp tăng trải nghiệm làm việc và cân bằng công việc cuộc sống cho nhân viên. Thiết kế nội thất ở những khu vực này chú trọng sử dụng bàn ghế đa năng để phục vụ nhu cầu sử dụng linh hoạt của nhân viên.  

Ánh sáng chan hòa trong thiết kế văn phòng của Frasers Law
Văn phòng Frasers Law tận dụng ánh sáng mặt trời – Tòa nhà Deutsches Haus
Văn phòng Bristish American Tobacco
Văn phòng Bristish American Tobacco – Tòa nhà M Plaza
Không gian bổ trợ trong thiết kế văn phòng BAT
Không gian bổ trợ trong văn phòng British American Tobacco – Tòa nhà M Plaza
Khu vực thảo luận chung
Khu vực thảo luận chung văn phòng British American Tobacco – Tòa nhà M Plaza

Văn phòng British American Tobacco sử dụng bàn ghế linh hoạt cho nhiều mục đích. Làm việc linh hoạt (flexible working) đang là xu hướng mới trên thế giới, trong đó có thể kể đến các quốc gia đi đầu như Đức, Hà Lan, Úc, Mỹ, Canada, Anh… nhưng vẫn còn tương đối mới mẻ so với các quốc gia Châu Á. Tuy nhiên, có thể nhận thấy nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã dần làm quen với xu hướng này qua việc thiết kế văn phòng linh hoạt cho nhân viên. Với những lợi ích rõ ràng và trực tiếp từ xu hướng làm việc linh hoạt (flexible working) mới, tin rằng sắp tới, nhiều doanh nghiệp sẽ tiến đến những bước tiếp theo trong việc áp dụng xu hướng này cho nhân viên.