3 YẾU TỐ QUAN TRỌNG TRONG THIẾT KẾ VĂN PHÒNG LINH HOẠT GẮN GIÚP KẾT NHÂN VIÊN

Nghiên cứu gần đây chỉ ra nhóm nhân viên thế hệ millennial có xu hướng chuyển việc cao gấp 3 lần thế hệ trước. Nhân viên thay đổi việc làm dẫn đến chi phí 20% tổng lương hàng năm.

Nhân viên cam kết với công ty khi được thỏa mãn được các yếu tố sau:
–     Có mục tiêu chung với tổ chức: mục tiêu chung gắn kết nhân viên và là đích  dến chung để cá nhân và tập thể cùng hướng tới. Việc tin tưởng vào mục tiêu và mong muốn đạt được mục tiêu giúp nhân viên cam kết trong công việc và gắn bó với công ty.
–     Cảm thấy kết nối với tổ chức: Khi nhân viên cảm thấy phù hợp và gắng kết với công ty, lòng trong thành của nhân viên sẽ tăng.
–     Cảm thấy kết nối với công việc: thái độ của nhân viên ảnh hưởng đến độ gắn kết của nhân viên đó với công ty, vì thế khi nhân viên có thái độ tốt trong công việc thì . Một khi gắn kết với công việc họ mới không nghĩ đến việc rời bỏ công ty.

Vậy điều gì tác động đến độ cam kết của nhân viên với công việc? Làm sao để giữ chân nhân viên? Một trong những giải pháp đưa ra là đầu tư vào không gian làm việc, cải thiện và nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên. Để làm được điều này, giải pháp thiết kế văn phòng phải thỏa mãn ba yếu tố quan trọng đối với đa số nhân viên: linh hoạt, thỏa mái và kiểm soát.

FLEXIBILITY – Thiết kế văn phòng hướng đến sự linh hoạt 

Khảo sát năm 2017 tại công ty Deloitte chỉ ra, 69% nhân viên văn phòng millennials có lịch làm việc linh hoạt với 64% làm việc linh động ở nhiều không gian khác ngoài văn phòng. Đây được dự kiến là xu hướng của tương lai khi nghiên cứu năm 2018 của Upwork cho thấy mô hình làm việc linh loạt sẽ tăng 168% trong vòng 10 năm tới. 

Vì vậy, thiết kế văn phòng linh hoạt chính là giải pháp đón đầu nguồn nhân lực trong tương lai. Cần xây dựng được không gian làm việc tập trung vào trải nghiệm làm việc, sự kết nối cộng đồng – giữa nhân viên và nhân viên, nhân viên và công ty.

Nhắc đến thiết kế không gian văn phòng linh loạt thì mô hình Agile workspace – mô hình không gian linh hoạt được sử dụng nhiều nhất. Mô hình định hướng để kiến tạo không gian mở, đầu tư vào các khu vực tương tác, khu vực bổ trợ: phòng ăn, khu vực thư giãn. Ngoài ra thì việc ưu tiên lựa chọn đồ nội thất linh hoạt, đa dạng chức năng cũng là một trong những yếu tố tạo nên sự linh hoạt trong không gian.

Không gian văn phòng Bayer là đặc trưng cho văn phòng mở. Không gian được thiết kế và phân bổ phân bổ hai khu vực gồm: khu vực làm việc và khu vực thư giãn, tương tác. Bên cạnh không gian làm việc truyền thống, các không gian mới giúp nâng cao trải nghiệm làm việc. Thiết kế văn phòng mới là có nhiều không gian sinh hoạt chung. Từ phòng ăn, phòng họp lớn hoặc không gian làm việc, thảo luận chung, nhiều phòng họp nhóm quy mô nhỏ cũng được đưa vào. Thông qua đó, nhân viên tìm được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Các khu giải trí và thư giãn được bố trí tại không gian làm việc nhằm mang đến sự gần gũi, kết nối giữa các nhân viên cũng như góp phần nâng cao hiệu suất công việc.

Thiết kế văn phòng Bayer kiểu không gian mở đặc trưng
Văn phòng Bayer là đặc trưng cho văn phòng mở – Tòa nhà Central Point
Không gian chung tại văn phòng Bayer
Khu vực không gian chung tại văn phòng Bayer – Tòa nhà Central Point
Không gian mới và hiện đại tại Bayer
Văn phòng Bayer có nhiều không gian mới giúp nâng cao trải nghiệm làm việc

COMFORT – Thiết kế văn phòng hướng đến sự thỏa mái

Mỗi ngày, một nhân viên dành 8 giờ đồng hồ cho công việc, cảm giác áp lực hay chán nản công việc sẽ làm giảm hiệu suất làm việc và tăng khả năng rời bỏ doanh nghiệp. 

Giảm thiểu stress trong công việc & đảm bảo sức khỏe trong môi trường văn phòng là 2 yếu tố giúp đảm bảo sự thoải mái trong không gian làm việc

Nhằm tạo cảm giác thoải mái khi làm việc, thiết kế văn phòng bố trí thêm mảng xanh xen kẽ trong không gian làm việc. Thiết kế văn phòng công thái học chú trọng vào bảo vệ sức khỏe và tính hiệu quả trong làm việc của nhân viên thông qua việc lựa chọn nội thất hỗ trợ nhân việc khi làm việc. Không gian văn phòng được bố trí sao cho khuyến khích di chuyển, tăng cường không gian bổ trợ như phòng ăn, phòng tập Gym. Tiêu biểu cho văn phòng hướng đến sự thoải mái là văn phòng 3M tại tòa nhà Mapple Tree quận 7. Văn phòng bố trí nhiều không gian làm việc nhóm xen kẽ khu vực làm việc cố định để kích thích nhân viên di chuyển, thay đổi vị trí trong lúc làm việc để tạo sự năng động và khuyến khích kết nối. Văn phòng 3M còn được biết đến với không gian hỗ trợ đa dạng gồm phòng ăn, phòng tập gym, phòng nghỉ ngơi. 

Không gian thư giãn tại văn phòng 3M
Không gian bổ trợ tại văn phòng 3M – Tòa nhà Mapple Tree
Khu vực thư giãn giúp cân bằng công việc và cuộc sống
Khu vực bổ trợ giúp cân bằng công việc và cuộc sống cho nhân viên 3M – Tòa nhà Mapple Tree
Không gian làm việc đa dạng trong thiết kế văn phòng 3M
Không gian làm việc đa dạng văn phòng 3M – Tòa nhà Mapple Tree

CONTROL – Kiểm soát ánh sáng, nhiệt độ và âm thanh

Ánh sáng tự nhiên đóng vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất làm việc. Ánh sáng tự nhiên giữ nhân viên tỉnh táo trong quá trình làm việc đồng thời giúp việc lưu thông và trao đổi chất tốt hơn. Văn phòng Yeah 1 được thiết kế sao cho những khu vực làm việc chung, phòng họp lớn được đặt gần cửa sổ, tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên. Phòng họp, khu vực làm việc của Yeah 1 cũng được sắp đặt để có thể tiếp cận tối đa hóa ánh sáng tự nhiên, vách kính được sử dụng để đảm bảo nhiều người có thể dễ dàng tiếp cận và tận hưởng ánh sáng tự nhiên trong suốt thời gian làm việc. 

Nhiệt độ ảnh hưởng đến tâm trạng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Cần đảm bảo phân bổ đều nhiệt độ trong không gian. Mức nhiệt thỏa mãn tất cả nhân viên trong công ty, không quá cao hay quá thấp. 

Âm thanh cần được kiểm soát tốt để không làm phân tán trong khi làm việc. Phân bổ thiết kế, tính toán tiếng ồn trong từng khu vực chung, khu vực riêng tư, phòng cách âm… Cung cấp đa dạng ko gian để đảm bảo mỗi nhân viên không bị ảnh hưởng. 

Văn phòng Keppel Land sử dụng giải pháp thiết kế phân chia các khu vực trong văn phòng đảm bảo đủ dạng không gian: không gian riêng, không gian chung và phân bổ phù hợp để kiểm soát âm thanh. Khu vực phòng ăn và khu thảo luận của Keppel Land được thiết kế đặt cạnh nhau, phân tách bằng vách ngăn di động. Hai phòng này có thể dễ dàng ngăn tách hoặc hợp nhất để tạo thành phòng họp lớn cho toàn công ty. Hai phòng này được đặt tách biệt với khu vực làm việc để kiểm soát tiếng ồn, đảm bảo những hoạt động tập thể không ảnh hưởng đến công việc của những nhân viên khác.

khu lễ tân của văn phòng Keppel Land
Khu vực lễ tân văn phòng Keppel Land – tòa nhà Saigon Center
Thiết kế văn phòng theo kiểu phân chia thành các khu vực riêng biệt tại Keppel Land
Văn phòng Keppel Land phân chia các khu vực trong văn phòng – tòa nhà Saigon Center
Thiết kế văn phòng tại Keppel Land phân bổ kiểm soát âm thanh hiệu quả
Không gian văn phòng Keppel Land được phân bổ phù hợp để kiểm soát âm thanh – tòa nhà Saigon Center

Linh hoạt, thỏa mái và kiểm soát ánh sáng, âm thanh, nhiệt độ là những yếu tố quan trọng khi thiết kế văn phòng. Văn phòng thiết kế lấy nhân viên làm trọng tâm, mang đến sự thoải mái và thuận tiện nhất cho nhân viên kết hợp với các chính sách nhân sự tốt sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài.